5.l現行系統詳細調查

　　現狀調查是在所確定的系統范圍之內，對現行系統進行詳盡、深入的調查和分析，收集一切有關的事實、資料和數據，徹底掌握現行系統的工作狀況，為下一步的需求分析和建立邏輯模型提供依據。

　　現狀調查的方法可以多種多樣，如召開調查會、個別交談、發查表收集書面意見、調查人員直接參加業務實踐、請管理人員給組介紹情況、查閱企業的有關資料等。

　　在現狀調查及以后的系統分析工作中，將要用到一系列描述、分析現行管理系統和新的目標系統的工具（各種圖、表和方法）。

　　現狀調查應“自頂向下”、由抽象到具體地進行，調查內容有企業組織結構和信息關聯狀況、系統業務流程、系統數據調查等幾個方面。

　　5.1.1企業組織結構與信息關聯狀況

　　1.組織結構

　　現狀調查的第一步，就是要了解企業組織結構的現狀及各組成部分之間的聯系，并用組織結構圖將它描繪出來。

　　2.信息關聯情況。

　　在組織結構調查以后，接著應按照組織結構，進一步了解企業各管理層次、各管理職能部門和生產部門之間的信息聯系，繪制出信息關聯圖。

　　5.1.2系統的業務流程

　　組織結構圖和信息關聯圖描述了企業各組成部分及其信息之間的聯系，是企業管理信息系統背景的綜合性概述，比較粗略和抽象。

　　1.調查應按照原系統的管理業務流程，一個環節一個環節地深入細致地進行。

　　2.為了準確地表達原系統的業務處理流程和便于以后各工作階段能有效地研究和使用這些調查成果，一般采用業務流程圖作為描述原系統業務的工具。

　　業務流程圖是系統業務調查中使用得更普遍、更重要的工具。

　　5.1.3系統的數據調查

　　1.全面收集與業務有關的所有保存和傳遞數據的載體，包括各種原始憑證、票據、單據、臺賬

　　對上述各種數據需要進行匯總、整理，為以后的數據分析和數據庫設計打下基礎。系統調查的數據匯總為三類：

　　（1）輸入數據。主要指輸入系統進行處理的憑證、票據，或下級部門上報給本系統的報表。

　　（2）存儲數據。主要指各種臺賬、記錄文件，是本系統實現計算機化后，需要存儲的數據的主要內容。

　　（3）輸出數據。指由本系統將輸入數據和存儲數據進行加工處理，產生的各類報表和查詢結果。它是計算機化以后系統輸出和網絡傳輸的主要內容。

　　2.數據分布的估算

　　在匯總的基礎上按部門進行數據分布估算，分析企業數據量在不同業務部門的分布、數據來源、數據的時間分布，各業務部門數據處理的重點等。同時也可以用所列的數據存儲量為基數，并充分考慮到系統發展的需要，估計新系統計算設備應提供的存儲能力。

　　5.2需求分析和系統邏輯模型的建立

　　需求分析則是對原系統的功能和信息作進一步的分析和抽象，以確定新系統應滿足的要求，即明確新系統應當“做什么”，從而完成新系統的邏輯設計。

　　這個分析和抽象工作可分以下三步進行：

　　5.2.1數據流程圖的繪制

　　數據流程圖既是對原系統進行分析和抽象的工具，也是用以描述新系統邏輯模型的主要工具。它有兩個特點：

　　（1）具有概括性。

　　（2）具有抽象性。

　　由于數據流程圖簡明、清晰，不涉及技術細節，容易讓用戶理解，因此數據流程圖是系統分析人員與用戶進行交流的有效工具，也是系統設計的主要依據。

　　1.數據流程圖的符號

　　在數據流程圖中，采用四種符號。

　　（1）外部實體。這是指不受所描述的系統控制，獨立于該系統之外的部門、群體，或另一個信息系統。

　　（2）處理功能。這是指對輸入數據流進行加工、變換與輸出數據流的邏輯處理過程。

　　（3）數據存儲。這是指邏輯上要求存儲的數據，不考慮具體數據的存儲介質和技術手段。

　　（4）數據流。這是指與所描述系統數據處理功能有關的各類數據的載體，是各處理功能輸入和輸出的數據集合。

　　數據流用一根箭線表示。

　　2.頂層數據流程圖

　　數據流程圖的繪制，采取自頂向下逐步求精的方法，即先把整個系統當做一個處理功能來看待，畫出更粗略的數據流程圖；然后逐層向下分析，分解為詳細的低層次的數據流程圖。

　　（1）頂層數據流程圖的一般形式。任何系統，無論多么復雜，頂層數據流程都可粗略地表達一種形式。若系統中具有全系統共享的數據存儲，可表示在頂層數據流程圖中，部分處理功能共享的數據可在低層次數據流程圖中表達。

　　（2）頂層數據流程圖的繪制。先應根據系統可行性分析確定的范圍和目標、用戶的需求，劃定系統的界面。界面內的，作為具體分析的系統；界面外的、與系統有數據聯系的部門和事物，則視為外部實體。

　　3.低層次數據流程圖

　　在頂層數據流程圖的基礎上，將處理功能（邏輯功能）逐步分解，可得到不同層次的數據流程圖。

　　用分層次的數據流程圖來描述原系統，把系統看作一個統一的整體，進行綜合的邏輯描述。首先要劃定系統的邊界，分析系統與外界的信息聯系。

　　4.擴展的數據流程圖

　　擴展的具體內容有兩個方面：（1）應用計算機以后，可以增加許多原來手工處理難以完成的各種功能。（2）擴展是增加對各種例外情況和錯誤情況的處理。

　　更終確定的數據流程圖，是新系統的綜合邏輯描述，著重反映系統的全貌。而邏輯模型的許多細節，如每個處理功能的要求，數據流和數據存儲的具體內容、特征等，不可能在一套圖中完全表示出來，因此還要進一步進行下面兩步的分析工作，即數據分析和功能分析。

　　5.2.2數據分析

　　數據分析的任務，是將數據流程圖中所出現的各組成部分的內容、特征用數據字典的形式做出明確的定義和說明。

　　1.數據字典的作用和編寫要求。

　　數據字典是給數據流程圖中每個成分以定義和說明的工具。數據字典的作用是對數據流程圖中的各種成分，包括數據項、數據結構、數據流、數據存儲、處理功能、外部項等的邏輯內容與特征予以詳細說明。數據字典中有關系統的詳細信息是以后系統設計、系統實施與維護的重要依據。

　　2.數據字典的生成方法

　　生成數據字典的方法有兩種：由手工方式生成和由計算機輔助生成。手工編寫的優點是具有較大靈活性與適應性，但手工編寫效率低。編輯困難、容易出現疏漏和錯誤，對數據字典的檢驗、維護、查詢、統計、分析都不方便。計算機輔助編寫數據字典是將數據字典有關的數據輸入計算機，存儲在數據字典庫中。計算機輔助生成的數據字典具有查詢、維護、統計、分析等功能。

　　數據字典中的條目有以下六種形式：

　　（1）數據項。

　　（2）數據結構。

　　（3）數據流。

　　（4）數據存儲。

　　（5）處理功能。

　　（6）外部實體。

　　5.2.3功能分析

　　功能分析是對數據流程圖中處理過程的功能作詳細的說明。從邏輯上進行分析，處理功能可歸納為三類，即數據的輸入和輸出處理、算術運算、邏輯判斷。常采用決策樹、決策表及結構化語言等作為描述功能分析的工具。

　　1.決策樹

　　決策樹又稱判定樹，是一種呈樹狀的圖形工具，適合于描述處理中具有多種策略，要根據若干條件的判定，確定所采用策略的情況。左端圓圈為樹根表示決策結點；由決策結點引出的直線，形似樹枝，稱為條件技，每條樹枝代表一個條件；中間的圓圈稱為條件結點；右端的實心圓表示決策結果。決策樹中條件結點以及每個結點所引出條件技的數量依具體問題而定。

　　決策樹的優點是清晰、直觀；缺點是當條件多，而且互相組合時，不容易清楚地表達判斷過程。

　　2.決策表

　　決策表又稱判斷表，是一種呈表格狀的圖形工具，適用于描述處理判斷條件較多、各條件又相互組合、有多種決策方案的情況。決策表由四部分組成，

　　3.結構化語言

　　在自然語言的基礎上發展了一種規范化的語言表達方式，它使用的詞匯主要有三種：即祈使語句中明確的動詞；數據字典和數據流程圖中的名詞；表示處理邏輯結構的保留字。

　　用結構化語言任何處理邏輯都可以表達為順序、選擇判斷、循環三種結構。

　　（1）順序結構中的祈使語句應包含一個動詞及一個賓語，表示要進行的處理（包括輸入、輸出及運算等）。

　　（2）判斷結構有兩種表示形式，可與判定樹、判定表的表達方式相對應。

　　（3）循環結構是指在條件成立時，重復執行某處理，直到條件不成立時為止。

　　5.2.4數據/功能分析

　　U/C矩陣是一張表格。它可以表數據/功能系統化分析的結果。它的左邊第一列列出系統中各功能的名稱，上面第一行列出系統中各數據類的名稱。表中在各功能與數據類的交*處，填寫功能與數據類的關系。

　　U/C矩陣的正確性，可由三方面來檢驗：

　　（1）完備性檢驗。這是指每一個數據類必須有一個產生者（即“C”）和至少有一個使用者（即“U”）；每個功能必須產生或者使用數據類。否則這個U/C矩陣是不完備的。

　　（2）一致性檢驗。這是指每一個數據類僅有一個產生者，即在矩陣中每個數據類只有一個“C”。如果有多個產生者的情況出現，則會產生數據不一致的現象。

　　（3）無冗余性檢驗。這是指每一行或每一列必須有“U”或“C”，即不允許有空行空列。若存在空行空列，則說明該功能或數據的劃分是沒有必要的、冗余的。

　　將U/C矩陣進行整理，移動某些行或列，把字母“C”盡量*近U/C矩陣的對角線，可得到C符號的適當排列。（以上內容僅供參考）