第十四章　檔案與檔案工作

　　1、機關檔案的含義及其特征是什么

　　答：機關檔案是本機關在工作活動中直接形成的，反映本機關主要職能活動和歷史真實面貌的，保存備查的文字，圖表，聲像及其他各種方式和載體的歷史記錄；其特征：機關檔案形成主體的特定性；機關檔案內容的相對穩定性，機關檔案形式具有規范性；機關檔案所有權主體的惟一性和管理主體的特定性；機關檔案價值主體的相對穩定性；機關檔案的種類相對單一。

　　2、理解機關檔案的價值與規律

　　答：機關檔案的基本價值是機關檔案的原始記錄性，即憑證價值和參考價值，機關檔案的價值規律：機關檔案作用的時效律較強而擴展律較弱；機關檔案機密性較強而社會性較弱；機關行政作用較強而科學作用較弱；機關檔案的價值實現依然遵循“檔案價值實現條件律”，但其更具有內部性；機關檔案的憑證價值與參考價值并重；機關檔案的現實價值與歷史價值并重，但更強調其現實價值。

　　機關檔案的一般作用：檔案是行政管理的查考依據，是生產建設的參考依據，是政治斗爭的必要工具，是科學研究的可靠資料，是宣傳教育的生動素材，是維護合法權益的法律憑證等。

　　檔案工作的內容：收集，整理，鑒定，保管，檢索，編研，統計和利用。

　　3、機關檔案室的任務和機關檔案工作的特點是什么

　　答：機關檔案室的任務：對本機關文書部門或業務部門文件材料的歸檔工作進行指導、監督；接收和保管本機關各單位交來的檔案材料，進行必須的整理、鑒定、統計、編目和研究，積極開展利用工作，同時收藏和管理一些有關的內容書刊等資料，配合檔案提供利用；定期把具有長遠保存價值的檔案向檔案館移交；專業主管機關的檔案部門，應根據本專業的管理體制，負責對本系統和直屬單位的檔案工作進行指導、監督和檢查。其特點是內部性強，業務性強，與文書工作聯系性強，行政性強。

　　機關檔案工作與檔案工作的關系：機關檔案工作是整個檔案工作的重要組成部分，是國家檔案事業的基礎，它是檔案館檔案的主要來源和不斷得到補充的基地，是國家檔案事業的物質基礎，其管理水平也直接影響和制約著整個國家檔案事業的發展。

　　4、如何搞好機關檔案收集工作？

　　答：機關檔案收集工作含收集內容，即檔案的接收和征集兩個方面，具體指檔案室接收歸檔文件和檔案室補充悼念未歸檔文件；指導思想，即大力豐富和建設檔案室（館）的檔案庫藏，是機關檔案收集工作的首要任務，加強本機關檔案文件形成和積累情況的調查和指導工作；積極推行入室（館）檔案的標準化；保證歸檔或入館檔案的齊全完整；維護全宗和全宗群的相對完整性；歸檔制度，其內容包括：歸檔范圍，歸檔時間，歸檔文件的質量要求，歸檔手續等內容；補充收集。

　　歸檔文件的質量要求：1歸檔文件應齊全完整；2整理歸檔文件所使用的書寫材料，紙張，裝訂材料等應符合檔案保護要求，3整理要系統，要遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同保存價值，便于保管和利用。

　　制定文件歸檔制度的一般要求：1必須符合國家有關文件的規定要求即合法，2必須符合本機關的工作，生產，科研活動的實際，體現本機關文件形成的特點和規律即合實際，3應當同本機關的其他相關制度保持內容方面的一致性即協調統一，4完善歸檔制度的內容。

　　5、機關檔案整理工作的內容與原則是什么 

　　答：內容：從作業流程看，機關檔案整理工作的內容包括裝訂，分類，排列，編號，編目，裝盒等基本業務環節；從整理工作的具體范圍看，有系統排列和編目、局部調整、全過程整理三種；其原則是：遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，便于保管和利用；區分不同價值；充分尊重和利用原有的整理結果。

　　機關檔案整理工作的基本任務：建立檔案實體秩序，使所保存的檔案有序化，條理化，為整個檔案管理工作創建秩序化的管理對象基礎，檔案整理是檔案實體管理的核心。

　　機關檔案整理工作的質量要求：1對破損文件進行修裱，主要針對一些有孔洞，殘缺或折疊處被磨損的文件2對字跡模糊或易褪變的文件進行復制，3對超大紙張折疊，4去除易銹蝕的金屬物，5歸檔文件所使用的書寫材料，紙張，裝訂材料等應符合檔案保護要求。

　　6、理解機關檔案整理工作流程 

　　答：裝訂，分類，排列與組合，編號，編目，裝盒與排列上架，檔號，立檔單位與全宗歷史考證。

　　7、理解機關檔案價值鑒定工作的原則、標準和程序 

　　答：其原則是：從國家和人民的整體利益出發去衡量檔案的價值-整體利益原則，這是檔案鑒定工作的指導思想，也是檔案價值鑒定的基本標準；全面的觀點，歷史的觀點，發展的觀點，效益的觀點；其標準：檔案的屬性標準，社會需要標準，相對價值標準，其程序：歸檔時確定歸檔范圍，同時剔除無價值文件并由文書處理部門或業務部門保存一、二年后銷毀；確定歸檔文件的保管期限，檔案價值復審，包括移交復審和到期復審。

　　檔案鑒定工作制度的基本內容：制發鑒定檔案的標準文件即檔案保管期限表，檔案鑒定工作的組織領導，銷毀檔案的批準和監銷制度。

　　檔案統計工作的步驟：統計設計，統計調查，統計整理，統計分析四階段。

　　檔案統計的具體方法主要有：對比分析，相關分析與因果分析，靜態分析與動態分析，綜合分析，系統分析等。

　　8、理解檔案檢索的含義和一般過程 

　　答：檔案檢索是對檔案信息進行系統存儲和根據需要進行查找的工作；是開展檔案提供利用工作的基本手段，是開發檔案信息資源的必要條件；檔案檢索包括檔案信息存儲和查檢兩個具體過程，檔案信息存儲是將檔案中具有檢索意義的特征標識出來，加以編排，形成檢索工具和檔案信息數據庫的過程，檔案信息查檢是指利用檢索工具查找所需檔案的過程，檔案信息存儲和查檢是密切聯系，不可分割的，存儲是查檢的前提，查檢是存儲的目的。

　　9、理解檔案提供利用的途徑和方式 

　　答：檔案提供利用的基本途徑有提供檔案原件，提供檔案副本或復制品，提供檔案信息加工品三種，常見的檔案提供利用方式有：檔案閱覽服務；檔案外借服務；檔案展覽與陳列服務；制發檔案復制本服務；制發檔案證明服務；檔案目錄信息服務；檔案咨詢服務。

　　檔案編研工作內容：編輯檔案史料和現行文件匯編；編輯檔案文摘匯編，編寫檔案參考資料，編史修志，其特點：研究性，思想性，政策性。

　　現行檔案文件匯編特征：原始性，系統性與易讀性。

　　文摘匯編特點：信息密度高，容量大，引導檔案用戶有針對性地查閱，出版形式多樣化。

　　組織沿革種類主要有：機關、地區和專業系統組織沿革； 其內容主要有：機關，地區或專業系統的歷史概況行政區劃，建制變更情況；機關的性質，任務，職權范圍和隸屬關系，機關內部組織機構的設置和人員編制的變化情況，機關領導人的任免情況，機關名稱的變更，印信的啟用與作廢，機關辦公地點的遷移等。

　　專題概要特點：主題鮮明，內容專一，材料系統，重點突出，體裁靈活，適應性強。

　　10、何謂電子檔案？其管理原則是什么 

　　答：電子檔案是指電子文件以代碼形式記錄于磁帶，磁盤，光盤等載體，依賴于計算機系統存取并可在網絡上傳輸的文件，并將其歸檔，亦稱數字式檔案，其管理原則是完整性原則，可讀性原則，可靠性原則。

　　11、怎樣收集、整理和保管電子檔案？

　　答：電子檔案收集有兩種方式，一是機關檔案室接收各部門具有查考利用價值的電子文件歸檔；二是檔案館接收各機關形成的具有長久保存價值的電子檔案統一保存，其整理是指在計算機中對文件分門別類，形成一個邏輯系統的過程，整理應堅持有機聯系原則與簡單性原則；分類步驟：一，將電子檔案按其形成規律和自身特點分類，通常可分為一般文件，科技文件，數據文件，命令文件四種，第二，為各類檔案制定各自的分類方案，第三，為目錄和文件命名；其保管有電子檔案存儲介質的要求，必須選擇性能穩定，檢索方便，顯示還原容易的載體作為存儲介質，保管條件的要求，保管溫度及濕度，環境方面的要求，日常管理，要統一歸檔，分庫保管，雙套檔案應異地保存，歸檔載體應做防寫處理，不得擦、劃、觸摸記錄涂層，且應直立存放，避光，防塵，防變形，禁止使用來歷不明的軟件，以名感染病毒，檢索與維護，定期對電子檔案形成單位和部門的設備更新情況進行登記，定期進行抽樣檢測，定期復制轉存。